Как происходит возмещение медосмотра при приеме на работу?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как происходит возмещение медосмотра при приеме на работу?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Письмо Минфина №03-15-06/7527 помимо мнения о НДФЛ, также содержит мнение и по поводу страховых взносов с компенсации медосмотров. Согласно письма, затраты работодателя на оплату медосмотров – это производственные расходы, которые необходимы для осуществления деятельности и не подлежат обложению страховыми взносами.
Облагается ли компенсация медосмотра страховыми взносами
Однако, те выплаты, которые работодатель оплачивает своим работникам, как компенсацию за медосмотры, не являются компенсацией, предусмотренной трудовым законодательством. И к ним не применимы нормы статьи пп. 2 п. 1 422 НК РФ. Указанный подпункт содержит перечень компенсационных выплат, с которых не уплачиваются страховые взносы.
Важно! В соответствии с тем, что в базу для начисления страховых взносов включаются выплаты физлицам, которые производятся в рамках трудового соглашения, то компенсация медосмотра страховыми взносами не облагается. Таким образом, обложение страховыми взносами оплаты за медосмотр будет напрямую зависеть от того, к какой категории расходов относится возмещение.
По какой статье (подстатье) КОСГУ следует оплачивать медицинский осмотр в случае безналичной и наличной оплаты для сотрудников и учащихся учебного заведения
В том случае, если осуществляется компенсация расходов работника на прохождение медосмотра при устройстве на работу (то есть расходы были произведены самим работником), такой вид расходов следует отражать по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, соответственно, в бухгалтерском учете будет применяться счет 302 12 «Расчеты по прочим выплатам».
Таким образом, если расходы на прохождение медицинской комиссии (медосмотр) для сотрудников и учащихся учебного заведения производятся самим учреждением, то независимо от формы оплаты (безналичной или наличной (через подотчетное лицо с использованием авансового отчета)) расходы осуществляются по подстатье 226 КОСГУ. В случае если расчет производится с сотрудником в виде компенсации самостоятельно произведенных им расходов на медицинский осмотр, расчеты производятся по подстатье 212 КОСГУ.
В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для организаций и ИП, если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в пп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ) в рамках, в частности, трудовых отношений.
Согласно п. 1 ст. 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для плательщиков, указанных в абзацах втором и третьем пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.
Перечень не подлежащих обложению страховыми взносами сумм выплат физическим лицам, приведенный в ст. 422 НК РФ, является исчерпывающим.
В бухучете начисление страховых взносов на компенсацию медосмотра отражается в бухучете следующим образом:
| Хоз.операция | Д | К |
| Расходы на медкомиссию | 20 (23, 25, 26, 29, 44) | 73 |
| Работнику выплачена компенсация медосмотра | 73 | 50 (51) |
| С компенсации удержан НДФЛ | 73 | 68 |
| Начислены страховые взносы на компенсацию | 20 (23, 25, 26, 29, 44) | 69 |
| Уплачен НДФЛ с компенсации бюджет | 68 | 51 |
| Уплачены страховые взносы в налоговую и ФСС | 69 | 51 |
Особенности оформления направления на медосмотр
Для прохождения обязательного медосмотра (предварительного или периодического) нужно направление от организации-работодателя (п. п. 7 и 24 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н).
Унифицированного бланка направления нет. Компания вправе:
- запросить бланки направлений у медицинского учреждения, с которым заключен договор на прохождение работниками (и кандидатами) обязательных медосмотров;
- разработать бланк самостоятельно.
В бланке обязательно должны быть следующие поля:
- наименование работодателя;
- наименование медицинского учреждения, его адрес;
- фамилия, имя, отчество лица, направляемого на обязательный медосмотр, его пол, возраст, место проживания;
- наименование должности (профессии), которую занимает работник или планирует занять кандидат в работники;
- перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, действующих на рабочем месте по указанной профессии (должности);
- цель медосмотра и т.д.
Обратите внимание: поскольку обязательный медосмотр должна оплачивать компания, в направлении нельзя указывать, что медосмотр оплачивает работник. Это правило действует и в том случае, если компания возмещает работнику расходы на медосмотр.
Облагается ли компенсация медосмотра страховыми взносами
Письмо Минфина №03-15-06/7527 помимо мнения о НДФЛ, также содержит мнение и по поводу страховых взносов с компенсации медосмотров. Согласно письма, затраты работодателя на оплату медосмотров – это производственные расходы, которые необходимы для осуществления деятельности и не подлежат обложению страховыми взносами.
Однако, те выплаты, которые работодатель оплачивает своим работникам, как компенсацию за медосмотры, не являются компенсацией, предусмотренной трудовым законодательством. И к ним не применимы нормы статьи пп. 2 п. 1 422 НК РФ. Указанный подпункт содержит перечень компенсационных выплат, с которых не уплачиваются страховые взносы.
Важно! В соответствии с тем, что в базу для начисления страховых взносов включаются выплаты физлицам, которые производятся в рамках трудового соглашения, то компенсация медосмотра страховыми взносами не облагается. Таким образом, обложение страховыми взносами оплаты за медосмотр будет напрямую зависеть от того, к какой категории расходов относится возмещение.
Начисление страховых взносов на компенсацию медосмотра: бухучет
В бухгалтерском учете начисление страховых взносов на компенсацию медосмотра отражается следующим образом:
| Хозяйственная операция | Д | К |
| Расходы на медкомиссию | 20 (23, 25, 26, 29, 44) | 73 |
| Работнику выплачена компенсация медосмотра | 73 | 50 (51) |
| С компенсации удержан НДФЛ | 73 | 68 |
| Начислены страховые взносы на компенсацию | 20 (23, 25, 26, 29, 44) | 69 |
| Уплачен НДФЛ с компенсации бюджет | 68 | 51 |
| Уплачены страховые взносы в налоговую и ФСС | 69 | 51 |
Нужно ли облагать налогами возмещение работникам расходов на медосмотры?
ИА ГАРАНТ
В организации сотрудники проходят первичные (при приеме на работу) и вторичные обязательные медицинские осмотры. Сотрудники оплачивают стоимость медосмотра, а потом организация возмещает им эти расходы. Надо ли облагать НДФЛ и страховыми взносами суммы возмещения работникам расходов на оплату медицинских осмотров?
- По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
- Суммы возмещения работникам расходов на прохождение обязательных медицинских осмотров не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
- При этом, исходя из последних разъяснений Минфина России, такие выплаты не подлежат обложению НДФЛ только в случае, если они возмещены за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
- Также, по мнению Минфина России, компенсация работникам расходов на оплату медицинских осмотров не входит в перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, поэтому такие выплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
- Обоснование позиции:
Произведенные обществом выплаты на прохождение обязательного медицинского осмотра должны быть включены в базу для начисления страховых взносов, поскольку:
- оплата медосмотров за счет собственных средств работников с последующим их возмещением работодателем трудовым законодательством не предусмотрена;
- прохождение обязательного медосмотра работником должно проходить по направлению работодателя в медицинскую организацию (с которой работодателем заключен договор на проведение предварительных и/или периодических осмотров) и за счет средств работодателя;
- суммы расходов работников на оплату медосмотров не являются компенсационными выплатами, предусмотренными Трудовым кодексом РФ и облагаются взносами на обязательное соцстрахование от несчастий на производстве и профзаболеваний.
НДФЛ и страховые взносы
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, сумма компенсации расходов на прохождение обязательного медосмотра не облагается:
- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 8 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/44840);
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с оплаты проезда сотрудников в места проведения медицинских обследований и проживания в этих местах? Медучреждения, в которых проводятся медосмотры, территориально удалены от местонахождения работодателя.
Ответ на этот вопрос зависит от того, обязательно проведение этих медицинских обследований в соответствии с Трудовым кодексом РФ или нет.
Обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медосмотры должны проходить сотрудники, занятые:
- на тяжелых работах;
- на работах с вредными или опасными условиями труда (в т. ч. на подземных);
- на работах, связанных с движением транспорта;
- в пищевой промышленности, общественном питании и торговле;
- в обслуживании водопроводных сооружений;
- в лечебно-профилактических и детских учреждениях.
Указанные медицинские осмотры (обследования) осуществляются за счет средств работодателя.
Такие правила установлены в статье 213 Трудового кодекса РФ.
Если лечебные учреждения, в которых проводятся обязательные медосмотры, расположены далеко от местонахождения организации, то она оплачивает сотрудникам проезд до пункта назначения и проживание за время прохождения осмотра. Суммы такой оплаты не могут считаться экономической выгодой (доходом) сотрудника, поскольку прохождение медосмотра является обязанностью каждого работника (ст. 213 ТК РФ, ст. 41 НК РФ). Следовательно, если организация оплачивает сотрудникам проезд к месту проведения обязательных медицинских обследований и проживание в месте их проведения, то такие суммы не облагаются НДФЛ.
Компенсация расходов на медосмотр сотруднику: НДФЛ и страховые взносы
На практике организации нередко практикуют самостоятельную оплату работником расходов на медосмотр. Поступив на работу, сотрудник предъявляет работодателю документы, подтверждающие расходы, после чего получает компенсацию.
Компании применяют данный метод оплаты первичного медосмотра с целью снизить собственные расходы. Представим, что речь идет о крупном производственном предприятия с огромным штатом, где процесс приема на работу является постоянным и непрерывным, а многие кандидаты после прохождения медосмотра отказываются от дальнейшего трудоустройства. В таком случае для работодателя будет вполне резонно компенсировать расходы на медосмотр уже принятому в штат работнику, а за кандидата, который прошел медосмотр и на работу не устроился, расходы нести не нужно.
При этом на основании разъяснений Минфина (письмо 03-15-06/7527 от 08.02.2021 года) работодатель, компенсирующий расходы на первичный медосмотр кандидату или принятому в штат сотруднику, обязан начислить и выплатить НДФЛ по ставке 13%. Таким образом, при компенсации расходов у работодателя возникают дополнительные налоговые обязательства.
Что касается страховых взносов, то, аналогично оплате расходов напрямую медучреждению, при компенсации стоимости первичного медосмотра сотруднику начислять взносы и выплачивать их в фонды работодателю не нужно.
Облагается ли компенсация медосмотра страховыми взносами в 2022 — Права пенсионеров и инвалидов
К соискателям при приеме на работу на определенную предъявляется ряд требований, одним из которых является наличие медицинской книжки с записями о прохождении медосмотра. Кроме того, выполнение некоторых видов работ сопровождаются регулярными прохождениями медицинских осмотров.
Это также касается работников, которые занятых на таких работах, которые связаны с рисками для их жизни и здоровья, а также работников, контактирующих с большим количеством людей (например, детсадовские работники, продавцы). Оплачивать прохождение обязательных медосмотров должны работодатели. Это осуществляется напрямую с медицинским учреждением или путем компенсации затрат сотруднику.
При этом у работодателя возникает следующий вопрос: облагается ли компенсация медосмотра страховыми взносами и НДФЛ.
Страховые взносы на медосмотры работников
Для того, чтобы было понятно, в какой именно ситуации работодатель должен начислять страховые взносы, рассмотрим следующие примеры.
Пример 1. Работодатель оплачивает за прохождение медосмотров своими сотрудниками напрямую медицинскому учреждению. Эти затраты относятся к производственным и они нужны для осуществления компанией своей деятельности, а значит обложению страховым взносами не подлежат.
Пример 2. Работодатель компенсирует работнику прохождение медосмотра. Работник самостоятельно прошел осмотр в медучреждении, а работодатель возместил ему затраченные денежные средства. В этом случае страховые взносы начисляют и уплачивают в бюджет.
Важно! Если работодатель не уплачивает страховые взносы с компенсации за медосмотр, то ему следует быть готовым к тому, что свою позицию придется отстаивать. Судебные разбирательства затягиваются и обычно надолго. Кроме уверенности в том, что суд примет сторону работодателя нет.
Если работодатель компенсирует своему работнику затраты за медосмотр, а не перечисляет оплату напрямую в медучреждение, то он должен начислять страховые взносы на:
- обязательное пенсионное страхование;
- обязательное медицинское страхование;
- взносы по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- взносы на травматизм (от НС и профзаболеваний).
В бухучете начисление страховых взносов на компенсацию медосмотра отражается в бухучете следующим образом:
| Хоз.операция | Д | К |
| Расходы на медкомиссию | 20 (23, 25, 26, 29, 44) | 73 |
| Работнику выплачена компенсация медосмотра | 73 | 50 (51) |
| С компенсации удержан НДФЛ | 73 | 68 |
| Начислены страховые взносы на компенсацию | 20 (23, 25, 26, 29, 44) | 69 |
| Уплачен НДФЛ с компенсации бюджет | 68 | 51 |
| Уплачены страховые взносы в налоговую и ФСС | 69 | 51 |
Вопрос: Чему равны тарифы при начислении страховых взносов на компенсацию медосмотра?
Ответ: Начисление страховых платежей производится по тарифам, предусмотренным для компании в конкретном налоговом периоде.
Вопрос: Можно ли учесть компенсацию работнику за прохождение медосмотра в налогооблагаемой базе по налогу на прибыль?
Компенсация расходов на медосмотр и страховые взносы
ИП может получить освобождение от взносов в фонды страхования в следующих случаях:
-
Предприниматель находится на срочной военной службе;
-
ИП требуется уход за ребёнком до достижения им полутора лет.
В остальных случаях ИП обязан производить фиксированные платежи в страховые фонды, даже если:
-
ИП де-факто не ведёт деятельность;
-
Деятельность ИП не приносит доход;
-
ИП привлекает к работе третьих лиц;
-
ИП во время осуществления предпринимательской деятельности работает по трудовому договору и за него уже выплачивает взносы работодатель.
Если предприниматель или организация пользуются упрощённой системой налогообложения, то возможно использовать взносы во внебюджетные фонды (ОМС, ОПС) как фактор, снижающий налоговую нагрузку на организацию или ИП.
Организации или ИП с наёмными сотрудниками имеют право уменьшить налог УСН за счёт социальных взносов максимум на 50%. В случае, если ИП работает в одиночку, то он может уменьшить налоговую базу за счёт страховых выплат вплоть до 100%.
По общим правилам сумма отчислений по страховым взносам по-прежнему составляет 30 % от зарплаты сотрудника:
- 22 % — обязательное пенсионное страхование (ОПС);
- 5,1 % — обязательное медицинское страхование (ОМС);
- 2,9 % — обязательное социальное страхование (ООС).
Страховые взносы от производственного травматизма и профессиональных заболеваний, размер которых напрямую зависит от того, насколько опасным делом занимается организация, остались без изменений, в размере от 0,2 % до 8,5 %.
Для поддержки малого и среднего бизнеса в период коронавирусной пандемии с 1 апреля 2020 года разрешено применять пониженные ставки на страховые взносы за работников, но только в части выплат, которая превышает МРОТ. Таким образом, платеж снизился и выглядит как:
30 % с МРОТ + 1 % с части, превышающей МРОТ:
- 10 % — обязательное пенсионное страхование;
- 5 % — обязательное медицинское страхование;
- 0 % — обязательное социальное страхование: в связи с материнством и при временной нетрудоспособности.
Льготами может воспользоваться любая организация и ИП, у которых за прошлый год:
- доход составляет не более 2 млрд рублей в год;
- до 250 человек штатных сотрудников;
- доля в распоряжении крупных компаний не превышает 49 %;
- до 25 % доли в распоряжении государства, регионов и НКО.
Льготная ставка распространяется не на всю зарплату, а только на ту часть, которая больше МРОТ. Поэтому чем больше официальная зарплата, тем больше будет эффект от применяемой льготы.
Для расчета берут федеральный МРОТ, который в 2021 году равен 12 792 рублей.
Рассмотрим пример расчета.
Существуют другие льготы и они связаны с определенными отраслями, которые поддерживает государство. Эти льготы, как правило, значительно выгоднее. Рассмотрим их процентные ставки.
1. 7,6 % страховых взносов для ИТ-компаний;
Условия для получения льготы:
- Компания должна быть зарегистрированным юридическим лицом, но только не ИП.
- Организация разрабатывает программы и базы данных для дальнейшей продажи, устанавливает и сопровождает программное обеспечение собственной разработки.
- У компании есть аккредитация от Минкомсвязи (заявление на аккредитацию можно подать лично).
- Разработка программного обеспечения приносит не меньше 90% дохода.
- В организации не менее 7 штатных сотрудников, которые работают по трудовому договору или ГПХ (для старых организаций), а для новых компаний — все штатные сотрудники должны быть оформлены только по трудовому договору. Количество работников и доход определяют по 9 месяцам предыдущего года. Если организация зарегистрирована недавно, то можно брать за основу квартал, полгода и т.д. до начала применения льготы.
2. Пониженная ставка в размере 20 % может применяться к организациям, которые работают на УСН и осуществляют следующие виды деятельности:
- научные исследования;
- социальное обслуживание;
- образование;
- здравоохранение;
- культура и искусство;
- массовый спорт.
3. 20 % страховых взносов для благотворительных организаций, применяющих УСН.
4. 14 % страховых взносов для участников проекта «Сколково».
5. 7,6 % страховых взносов для участников территорий опережающего развития. Такими участниками являются СЭЗ в Крыму и Севастополе, резиденты свободного порта Владивосток и резиденты особой экономической зоны в Калининграде.
6. 0 % страховых взносов выплачивается при выдаче заработной платы членам экипажей судов, которые зарегистрированы в Российском международном реестре судов.
- В 2023 году страхователи будут перечислять взносы за работников и исполнителей по единому тарифу: 30% до достижения предельной величины базы и 15,1% после её достижения. Единая предельная величина базы для исчисления страховых взносов устанавливается в размере 1 917 000 рублей.
- Работодатели из категории субъектов МСП продолжат платить страховые взносы на прежних условиях: 30% с выплат в пределах МРОТ и 15% с суммы свыше МРОТ. Минимальная зарплата на 1 января 2023 года установлена в размере 16 242 рубля.
- Остальные категории страхователей с льготными тарифами перечислены в статье 427 НК РФ.
- Взносы по единому тарифу надо перечислить не позже 28-го числа следующего календарного месяца. Перед этим, не позже 25-го числа, необходимо направить уведомление об исчисленных суммах.
- Фиксированные взносы в 2023 году для ИП за себя, а также за глав и участников КФХ составляют 45 842 рублей.
- Изменится отчётность по взносам: формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС отменяются, вместо них будут сдавать новый отчёт ЕФС-1. Отчёт СЗВ-М будет заменён Персонифицированными сведениями по физлицам.
Расходы при приеме на работу
Затраты на медосмотр кандидатов учитываются в бухгалтерском учете как обычные затраты по основной деятельности, на соответствующих счетах БУ:
Д 20 (26,23,25,44) К 76(60)
В налоговом учете (для целей расчета налога на прибыль или единого налога при УСН) расходы также принимаются (см. п. п 7 и 8 п. 1 статьи 264 НК РФ и пп. 5 п. 1 статьи 346.16 НК РФ). В частности на УСН по разъяснениям Минфина эти затраты входят в состав материальных расходов, как часть производственного процесса.
Неважно, прошел отбор кандидат или нет, даже если результаты медосмотра оказались неприемлемыми для принятия его на работу, их можно учесть. Хотя некоторые споры вызывает ситуация, когда потенциальный работник самостоятельно заключает договор на медкомиссию и затем предъявляет документы для возмещения ему таких затрат
В большинстве случаев налоговые органы и суды признают, что эти затраты по закону обязан нести работодатель, поэтому возмещение работнику расходов не приводит к образованию у него дохода, облагаемого НДФЛ и взносами. Отмечу, что возмещение возможно, если работник сам обратится за ним. Главное, чтобы организация, проводившая медосмотр, имела лицензию, а сотрудник предоставил договор, документы по оплате и оказанию услуги. Для организации принять в БУ затраты можно на основании актов оказанных услуг, а для налогового учета на УСН важен факт оплаты.
Обратите внимание! С 1 июля 2021 года в кассовом чеке должно быть указано наименование покупателя (заказчика), его ИНН и некоторые другие реквизиты (пп. 6.1 ст
4.7 Закона 54-ФЗ), если расчет производится с организацией (ИП), в том числе через подотчетное лицо.
Еще один довод не платить взносы за кандидата — это отсутствие трудовых отношений. Поскольку физическое лицо не является застрахованным лицом, то и взносы начислять не нужно.
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно обратиться к положениям статьи 212 Трудового кодекса РФ, где изложены обязанности работодателя по охране труда и созданию безопасных условий труда для своих сотрудников.
Данный нормативно-правовой акт чётко указывает, что работодатель обязан организовывать прохождение предварительных, плановых и внеочередных медосмотров для персонала, оплачивая услуги врачей. Кроме этого, на время осмотров за работником сохраняется должность и среднедневной заработок.
Нарушение этих условий грозит штрафом (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ):
- организациям — до 130 000 рублей;
- индивидуальным предпринимателям — до 25 000 рублей;
- должностное лицо — до 25 000 рублей.
За повторное аналогичное нарушение штраф будет уже больше (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ):
- организациям — до 200 000 рублей;
- индивидуальным предпринимателям — до 40 000 рублей;
- должностное лицо — до 40 000 рублей.