Служебная записка на лишение премии — образец и порядок заполнения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на лишение премии — образец и порядок заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Премирование — одна из форм материального стимулирования за отличное выполнение трудовых обязанностей. В отличие от фиксированной заработной платы, надбавка является переменной величиной и не входит в список обязательных выплат работникам. Назначение ее не оговаривается в ТК РФ и регламентируется внутренними документами компании.
Что значит «лишить премии»
Проведение процедуры лишения премии работника по ТК РФ подразумевает удержание или всей выплаты, или ее части. Руководитель вправе принять такое решение, если работник недобросовестно относится к должностным обязанностям, пренебрегает ими.
Поскольку законодательно процедура лишения премии работника в ТК РФ не оговорена, основным регламентирующим документом являются внутренние локальные акты компании. Если дополнительное материальное стимулирование предусмотрено в организации, то должны соблюдаться правила его использования.
Схематично алгоритм, как лишить премии работника, включает следующие основные шаги работодателя:
Когда и за что можно лишить
Решение отменить или уменьшить премиальную выплату нужно обосновать, а затем издать приказ. Лишить сотрудника выплаты можно, только если она не носит обязательный характер. Локальные акты, которые устанавливают алгоритм выплаты, должны прямо предусматривать положение, что премирование — право, а не обязанность работодателя.
Трудовое законодательство не установило алгоритм, по которому оформляют отсутствие или снижение выплаты. Поскольку система начисления регулируется локальными документами, процедуру включают в их положения. А работодателю в образце приказа о неначислении премии не нужно обосновывать причины лишения или уменьшения выплаты (Письмо Минтруда РФ от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874).
Основаниями для наказания являются, например, обстоятельства, которые связаны с исполнением функциональных обязанностей:
- неисполнение установленного плана в течение периода оценки;
- наличие в оцениваемом периоде дисциплинарного взыскания;
- нарушение установленных процессов;
- отказ исполнять приказы руководства;
- срыв сроков исполнения задач;
- нарушения в технике безопасности работ;
- выпуск бракованной продукции;
- хищение, мошенничество, недостача и т. д.
Алгоритм для лишения законодателем не установлен. Эти правила нужно прописать в локальных актах организаций. Составить образец распоряжения о лишении премии недостаточно. До принятия решения о депремировании сторона работодателя осуществляет ряд шагов.
Шаг 1. Проверить документы, касающиеся выплаты:
- трудовое соглашение с сотрудником (если оно содержит положение о том, что премия является частью зарплаты, лишать нельзя — ч. 2 ст. 22 ТК РФ; если премия определена как выплата по усмотрению работодателя, назначаемая в порядке, определенном локальным актом, — можно);
- локальный акт предприятия по премированию (должен включать положения о том, что выплата не является обязанностью работодателя, она не гарантирована, не фиксирована, зависит от выполнения установленных условий);
- колдоговор (при наличии).
Обязательна ли служебная записка
Образец служебки о лишении премии не является документом, который обязателен в соответствии с ТК РФ. Но его можно предусмотреть в локальном акте о системе премирования в учреждении.
Докладную формирует работник организации, как правило, непосредственный руководитель. Адресовать нужно работодателю. В служебной записке приводят информацию о допущенных подчиненным отклонениях. Проступки должны соответствовать предусмотренным локальным актом организации основаниям для депремирования.
Форма служебной записки, как и приказа, законодателем не определена, то есть составлять ее можно произвольно. В документе нужно обозначить:
- название учреждения;
- Ф.И.О. работодателя, должность;
- Ф.И.О. работника, должность;
- название документа (служебная записка);
- факты, подтверждающие основания для депремирования;
- ссылку на локальный акт организации о системе премирования;
- формулировку предложения о депремировании;
- дату оформления служебной;
- подпись заявителя.
Правила составления приказа
При оформлении невыплаты необходимо обращаться к положению о премировании и использовать его формулировки. Утвержденного бланка такого распоряжения нет, поэтому составляется оно в произвольной форме. Основанием является докладная о лишении премии или ссылка на пункт в ЛНА. Алгоритм составления приказа:
- стандартное оформление — название организации;
- номер приказа, его дата и название;
- фамилия сотрудника, факт нарушения и основание для невыплаты;
- текст приказа: на какой срок лишают, в каком размере, указания кадровой службе или непосредственному руководителю депремируемого работника;
- подпись руководителя;
- подпись работника, свидетельствующая об ознакомлении с документом.
Как организовать систему депремирования
Разработка системы бонусов для сотрудников – непростая задача. Работодатели нередко допускают ошибки, которые в итоге дают обратный эффект. Вот наиболее распространенные из них (см. таблицу):
| № | Ошибка | Что не так |
| 1 | Информирование сотрудника о лишении премии только при получении расчетного листка | За прошедший период человек может забыть, что конкретно нарушил. В результате – потеряна мотивация к труду. |
| 2 | Неточные формулировки об условиях поощрения в локальных актах | Сотрудник должен точно знать, за какой именно объем работы и достижения ему положены дополнительные выплаты, а также их сумма. Пример удачной формулировки: «При выполнении от 10 проектов работник получает премию в размере 50% оклада». |
При подписании с работником трудового договора большое значение имеет формулировка о составных частях зарплаты (см. таблицу).
| Формулировки | Трактовка |
| В зарплату включается оклад, надбавки и премии | Рассматриваемые выплаты – это часть оплаты труда, а не поощрения. Следовательно, работодатель не имеет права отнимать их у сотрудника, иначе будет привлечен к ответственности. Законные основания удержания зарплаты перечислены в ст. 137 и 138 ТК РФ. |
| В договоре сказано, что зарплата состоит из постоянной (оклад + надбавки) и переменной (премии) частей | Выплаты имеют статус поощрительных бонусов. При несоблюдении условий внутреннего распорядка сотруднику просто не назначают премию. Для этого при необходимости дают ссылку на внутренний документ, с которым работник должен ознакомиться под роспись. |
ПРИМЕР Пономарев, занимающий должность водителя, совершил дисциплинарный проступок – неоднократно нарушил график начала и окончания работы на маршруте. Директор организации объявил сотруднику выговор и отказал в начислении премии.
В ходе разбирательства суд принимает во внимание две составляющие:
- доказательную базу;
- законодательные нормы.
Так, удовлетворение иска сотрудника возможно в следующих ситуациях:
- премия, согласно трудовому договору и ЛНА, является составляющей трудового вознаграждения и не была выплачена;
- одновременно применялось два вида наказания.
Последствия для ответчика будут следующими:
- оплата издержек на ведение судебного процесса (услуги юристов, адвокатов);
- несение ответственности в случае доказательства нарушения закона;
Решение в пользу работодателя принимается, если алгоритм депремирования соответствовал положению о премировании.
Порядок депремирования и ответственность работодателя за его правомерность
Процесс депремирования проводится по аналогии с применением взыскания (привлечению к дисциплинарной ответственности). Итак, поначалу пишется служебная записка (составляется акт) о нарушении. После этого работнику предлагается написать объяснительную записку, где он в произвольной форме может описать обстоятельства с причинами нарушения.
В отличие от служебной, по ОКУД объяснительная записка имеет группу 2 (унифицированная форма пояснительной записки о нарушении трудовой дисциплины). Форма имеет приложения, где нарушитель может подтвердить уважительную причину проступка.
Написанная объяснительная записка регистрируется, после чего передается руководителю, который изучает все обстоятельства дела, принимает решение о мерах и размере наказания. Затем издается приказ о депремировании, работник с ним знакомится и подписывает. Соблюдение такого порядка означает законное лишение премиальных. Закон предусматривает привлечение к ответственности нанимателей за нарушения трудового законодательства и других правовых актов при лишении премиальных работника.
| Работодатель | Административное наказание | Основание |
| ИП (физлицо) и должностное лицо | Штраф 1 000–5 000 руб. | Ст. 5.27 КоАП РФ |
| Юрлицо | Штраф 30 000–5 0 000 руб. | Ст. 5.27 КоАП РФ |
Плюсы и минусы депремирования
Подобная система начисления штрафов имеет свои положительные, а также отрицательные стороны. Так, к первым относится:
- Улучшение дисциплины по причине возможной утраты дополнительного материального вознаграждения;
- Повышение мотивации работников для достижения нужного уровня показателей за счет их желания получить дополнительные деньги;
- Наличие возможности начислять премию лишь те работникам, кто её заслужил;
- Повышение ответственности сотрудников.
Однако существуют и определенные недостатки:
- В коллективе появится внутренняя конкуренция и повысится напряженность;
- Ухудшится отношение подчиненных к начальству;
- При незаконном депремировании снизится мотивация;
- Желание работников в ущерб качеству добиться нужных результатов;
- Снижение трудовой дисциплины.
Тут вы можете узнать, как правильно составить и оформить положение о премировании и материальном стимулировании работников.
Приказ о лишении премии: образец
Руководитель имеет право на составление документа о депремировании в произвольной форме.
Важно, чтобы в нем была указана следующая информация:
- Инициалы и должность сотрудника, которого планируют лишить премии;
- Полное название отдела, в котором трудится сотрудник;
- Четкая формулировка мотива, на основании которого возможно взыскание в виде лишения премии;
- Сумма или процент, на который будет снижена премия;
- Промежуток времени, в течение которого приказ должен быть исполнен.
Иногда приказ о депремировании может содержать несколько приложений, таких как:
- Документ, отражающий проступок, за который сотрудник лишен премии;
- Результаты внутреннего расследования компании;
- Отсылку к главным внутренним документам компании, в которых указаны соответствующие проступки и меры взыскания в случае их совершения.
В каких случаях применяется
Когда работодатель отказывает сотруднику в начислении премии, он обязан четко сформулировать причины такого решения. Чаще всего работники лишаются этих выплат за следующие нарушения:
- Нарушение дисциплинарных и поведенческих норм, например:
- пренебрежение требованиями техники безопасности;
- отсутствие на рабочем месте на протяжении 4 и более часов без предупреждения;
- нанесение вреда имуществу организации, который повлек за собой убытки;
- неявка на работу без уважительной причины;
- невыполнение распоряжений руководства;
- явка на работу в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
- Неисполнение работником своих должностных обязанностей, прописанных в должностной инструкции и трудовом договоре.
- Получение выговоров и замечаний в течение отчетного периода.
- Ошибки и погрешности в отчетной документации, составленной сотрудником.
- При взаимодействии лица с заказчиками и контрагентами основанием для лишения премии могут послужить их жалобы и претензии в отношении работника, а также срыв им сроков по сдаче работы или проекта.
Суть депремирования сотрудников и правовое регулирование процедуры
ТК РФ относит премию к стимулирующим выплатам сотрудникам. Иного в отношении нее этот нормативно-правовой акт не содержит. Понятие «депремирование» в нем также не представлено.
На практике под ним понимается невыплата установленных премий или урезание их размера. Причем, депремирование нельзя использовать в качестве дисциплинарного взыскания, поскольку оно не представлено в ст. 192 ТК РФ.
Указанная статья содержит перечень наказаний, которые допустимо применять по отношению к сотруднику, совершившему дисциплинарный поступок.
Однако, в ст. 135 этого акта указывается на право работодателя самостоятельно устанавливать, с учетом мнения Профсоюза, систему стимулирования, фиксируя ее в локальной документации (колдоговоре, положении о премировании либо выплате трудового вознаграждения, а также трудовых договорах с работниками).
Таким образом, возможность прибегнуть к депремированию обуславливается условиями выплаты премии, отмеченными в ЛНА (локальных нормативных актах). Например, Положение о премировании может содержать указание на то, что при наличии дисциплинарного взыскания или по результатам неудовлетворительной работы за определенный период сотрудник не может рассчитывать на дополнительные средства.
Алгоритм депремирования, образец служебной записки и приказа
Чтобы депремирование считалось законным и не влекло для управленца негативных последствий, ему важно соблюсти все этапы данной процедуры, а именно:
- получить от менеджера среднего звена докладную записку, в которой содержатся сведения о проступке отдельно взятого лица, либо акт о совершенном им нарушении, а также объяснительную записку от провинившегося лица, в которой он поясняет причины своего поведения (впрочем, последний документ не обязателен);
Следовательно, основания для депремирования должны быть задокументированы.
- рассмотреть полученные бумаги, после чего принять решение о применении частичного или полного депремирования лица;
- в течение месяца с момента выявления нарушения издать приказ о депремировании работника.
В акте о нарушении трудовой дисциплины фиксируются сведения о проступке сотрудника. Его может составить любое лицо с соответствующими полномочиями, например, руководитель структурной единицы, штатный юрист или кадровый работник. К процессу следует привлечь свидетелей или спецкомиссии, созданной из членов рабочего коллектива в составе более 3 человек.
Единый унифицированный образец акта о нарушении отсутствует, поэтому писать его можно в произвольной форме либо использовать шаблон, утвержденный в учетной политике (при наличии такового). Обязательными являются следующие реквизиты документа:
- дата, время, и место его составления;
- наименование бизнес-субъекта.
В основной части указывается такая информация о нарушителе:
- его должность;
- Ф.И.О.;
- описание нарушения.
Составлять акт можно в печатной форме или от руки, на листе А4, А5 или на фирменном бланке компании, обычной шариковой ручкой с пастой синего цвета, минимум в 2 экземплярах. При необходимости следует сделать его копии.
Его должен подписать составитель, присутствовавшие при оформлении свидетели и сам нарушитель. Если последний отказывается визировать документ, об этом делается специальная отметка.
Не обязательным является удостоверение акта печатью или штампом, поскольку он, во-первых, является внутренним документом, а, во-вторых, с 2021 года они применяются исключительно по желанию компании.