Процедура оформления утилизации оргтехники в компании
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Процедура оформления утилизации оргтехники в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как оформить акт списания оборудования, расскажем в нашей консультации. Если оборудование не пригодно к использованию в силу физического или морального износа, допущенных повреждений при монтаже или вообще было утрачено по любой причине, оно подлежит списанию. Обязательной к применению формы акта для такого случая нет.
Какие проводки должны быть
Сначала стоит определить, куда могли пойти материалы. В каждой организации таких путей много, всегда есть возможность списать их куда-то:
- в качестве основы для производства продукции;
- станет упаковкой для ГП;
- один из вспомогательных расходников для изготовления конечного продукта;
- способствует ликвидации вышедших из эксплуатации основных средств;
- используется администрацией в их деятельности;
- пригодился для строительства ОС.
В зависимости от того, на что было израсходовано какое-то количество ручек или шкафов, меняются данные проводок:
- Дт 20 – Кт 10 – когда сырье отправляется в производственный цех;
- Дт 25 – Кт 10 – материалы перешли в ремонтный отдел;
- Дт 26 – Кт 10 – бухгалтерия получила офисную бумагу;
- Дт 44 – Кт 10 – выдавалась тара для ГП;
- Дт 91-2 – Кт 10 – выделены канцтовары для ликвидации определенного основного средства;
- Дт 94 – Кт 10 – списывались недостающие (недостача) КТ.
Акт списания оборудования
Поэтому организация может разработать такой первичный учетный документ самостоятельно и закрепить его в своей .
Составлению акта на списание обычно предшествует проведение инвентаризации и составление инвентаризационной описи и сличительной ведомости (если выявлена недостача оборудования).
Если необходимо подтвердить непригодность оборудования к использованию, может быть предварительно составлен акт технического состояния оборудования для списания. Акт технического состояния в данном случае являлся бы документом-основанием для списания. Он может быть составлен по образцу дефектной ведомости, который мы приводили .
Списание картриджей в бюджетных учреждениях
Бюджетные учреждения, пользующиеся принтерами и другой оргтехникой, должны пользоваться инструкцией №148. В ней говорится, что перед списанием расходного предмета создается комиссия, отвечающая за выбытие активов из эксплуатации. Именно комиссия определяет пригодность картриджа к последующему использованию, заправке или ремонту, либо контейнер должен быть списан и утилизирован. Если проверяющую комиссию создать не представляется возможным, её обязанности переходят на сотрудника, отвечающего за техническое состояние оргтехники.
Когда находящиеся на балансе отработанные картриджи признаны нерабочими, их можно отдать на утилизацию и получить акт переработки, либо заключить договор с фирмой, которая заберет отработанные изделия, предоставив взамен новые расходники согласно акту передачи-приема. При этом фирма также должна предоставить бумаги, подтверждающие утилизацию старых контейнеров.
В идеале все коммерческие и бюджетные учреждения должны с заботой относиться к окружающей экосистеме, и не выбрасывать опасный мусор на свалки. Тогда экологическая обстановка в государстве выйдет на новый уровень.
В соответствии с п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа являются расходами по обычным видам деятельности.
Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком (п.6 ПБУ 10/99).
Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).
Согласно Инструкции по применению Плана счетов расходы по оплате работ по заправке картриджа, в случае если они являются управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы».
Сумма налога на добавленную стоимость по принятым работам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
Сумма НДС, предъявленная поставщиком работ (услуг), принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия работ (услуг) к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Принятая к вычету сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
При расчете налога на прибыль расходы на заправку картриджа учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (см. Письма Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г.).
Пример.
Работнику производственной организации выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 15 000 руб. для заправки картриджа для ксерокса в специализированной организации.
Инструкция, как правильно писать акты списания, образец вида
Первой строкой указывается лицо, которое утверждает документ. Обычно это генеральный директор. Его ФИО и должность вписывается в правом верхнем углу. Затем — название компании, вместе с формой деятельности и дата составления.
Далее крупно вписывается по центру наименование бумаги. Обязательно прописывается чего — материалов, ТМЦ, основных средств или чего-то другого.
Следующей строкой указывается состав комиссии. Должности, ФИО, место для их подписи.
После этого — основание, на котором были списаны средства, если оно известно. Конечно, для большого перечня изделий отдельно прописывать это необязательно.
Следом идет таблица в 6 колонок с подробной расшифровкой того, что списывается и ценами. Внизу могут указывать виновных лиц и прописывать санкции, которые были к ним применены.
В конце всех этих данных расписывается председатель комиссии, ставится дата.
Утверждаю:
Генеральный директор
ООО «Химстройвест» Игнатов В. М.
11.08.2020 года
АКТ НА СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛОВ
Члены комиссии:
Бухгалтер Ирискина Ю.А.
Комплектовщик Ефимов В. Д.
Зав. Складом Русанов Л. А.
Комиссия, назначенная руководством компании ООО «Химстройвест» 11 августа 2020 года на основании приказа №345 в составе главного бухгалтера, комплектовщика и завскладом, произвела осмотр материалов на складе №2.
Было установлено, что 2 упаковки гранул для экструдера «Новосибкомплект» не пригодны к использованию и подлежат списанию, так как были намочены.
|
№ |
Наименование |
Кол-во |
Сумма, руб. |
Дата поступления |
Причина списания |
|
1 |
Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», №3, упак |
1 |
2212,00 |
20.04.2020 |
Не пригодны к использованию |
|
2 |
Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», №4, упак |
1 |
1752,00 |
24.04.2020 |
Не пригодны к использованию |
|
3 |
— |
— |
— |
— |
— |
Лица, по вине которых исследованные материалы оказались непригодны к отправке в производство, отсутствуют.
Итого по настоящему акту списано всего на сумму 3964 (Три тысячи девятьсот шестьдесят четыре) рублей.
Технология утилизации картриджей для лазерных принтеров и других
Не существует граждан, которые никогда не слышали об экологических угрозах, создаваемых выброшенным мусором.
На свалках можно найти самые разнообразные предметы, от безвредной керамики, до отравляющих воздух и почву ртутных ламп.
Однако существует группа товаров, безопасных только на первый взгляд. К таким предметам относятся картриджи для принтеров.
Люди не догадываются, какие опасности таит в себе этот расходник. Государственные учреждения, частные фирмы и компании, предлагающие услуги любой направленности, а также простые жители — все пользуются принтерами. В подавляющем большинстве случаев, по истечении срока эксплуатации отработанные картриджи для принтера выбрасываются вместе с коммунальными отходами в мусорные баки.
Мало кто знает, что это категорически запрещается делать. Выброшенные расходные элементы разлагаются веками, постепенно заполняя свободное пространство на свалках и портя экологическую систему.
В случае возгорания в атмосферу выделяются вредные компоненты. Учитывая, как часто загораются отходы на свалках, такая картина представляет реальную угрозу. Современные принтеры используют лазерную технологию печати, для которой расходуется хранящийся в картридже тонер.
Именно он оказывает негативное воздействие на человеческий организм. Обладая летучестью, он быстро проникает в дыхательную систему, вызывая осложнения и сильный кашель. Правильная утилизация картриджей для принтеров — важная задача для любого офиса и компании.
Если разобрать контейнер дома, вероятность вдохнуть вредные частицы достигает 100%. Картридж от принтера представляет собой ёмкость из полистирола — устойчивого пластика, плохо поддающегося огню, но выделяющего много дыма.
Образец заполнения документа
Карточка учета работы картриджа
|
Картридж Canon FX-3 № 15 |
||||||
|
Установка |
Состояние |
Заправка |
Примечания |
|||
|
дата |
место установки |
контроль |
дата |
ресурс |
дата передачи на заправку |
Акт выполненных работ |
|
Принтер HP LJ 1320 (инв. номер 110134000120), кабинет № 3 |
Иванова |
исчерпан |
от 23.08.2013 № 321 |
|||
|
Принтер HP LJ 1320 (инв. номер 110134000126), кабинет № 4 |
Петрова |
исчерпан, наблю дался дефект печати |
от 07.10.2013 № 420 (в т. ч. произведена замена фото- барабана) |
В графе «Состояние» указывается дата, когда картридж был возвращен материально ответственному лицу по причине невозможности его работы в связи с окончанием ресурса.
В графе «Заправка» указывается дата, когда картридж передается на заправку организации, которая оказывает такие услуги на основании госконтракта (договора). При возврате картриджа с заправки обслуживающая организация прилагает акт выполненных работ, в котором указывается вид оказанных услуг (заправка, замена фотобарабана и др.), их стоимость и общая сумма. Для более полной конкретизации лицу, ответственному за ведение учета картриджей, следует сделать расшифровку на этом акте, какие именно картриджи подлежали обслуживанию, и приложить его копию к карточке учета работы картриджа.
В графе «Примечания» делаются записи о других услугах, связанных с обслуживанием картриджа помимо заправки, указывается ссылка на приложенный акт выполненных работ.
В случае полного физического износа и невозможности его дальнейшей заправки (подтверждается соответствующей дефектной ведомостью обслуживающей организации) картридж списывается, о чем также делается пометка на карточке учета работы картриджа.
Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.
Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).
Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.
Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «картриджей» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.
При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.
Акт списания оборудования
Как оформить акт списания оборудования, расскажем в нашей консультации. Если оборудование не пригодно к использованию в силу физического или морального износа, допущенных повреждений при монтаже или вообще было утрачено по любой причине, оно подлежит списанию. Обязательной к применению формы акта для такого случая нет.
Поэтому организация может разработать такой первичный учетный документ самостоятельно и закрепить его в своей .
Составлению акта на списание обычно предшествует проведение инвентаризации и составление инвентаризационной описи и сличительной ведомости (если выявлена недостача оборудования).
Если необходимо подтвердить непригодность оборудования к использованию, может быть предварительно составлен акт технического состояния оборудования для списания. Акт технического состояния в данном случае являлся бы документом-основанием для списания. Он может быть составлен по образцу дефектной ведомости, который мы приводили .
Списание оргтехники перед утилизацией
Если рядовой потребитель может просто обратиться в фирму, занимающуюся утилизацией техники, юрлицо должно иметь для этого законодательные основания: списать данное имущество с баланса. Это не так просто, как кажется.
Главная сложность этой процедуры – в определении остаточной ценности отслужившей техники. Для того чтобы акт списания был законным, нужно грамотно оценить технический и моральный аспект приборов и их материальную ценность, что под силу только экспертам. Данную экспертизу вправе провести только специально сертифицированная организация, выдав заключение о непригодности техники к дальнейшему применению.
Нарушение процедуры списания чревато административной и даже уголовной ответственностью, ведь техника представляет собой материальную ценность. Оно непременно спровоцирует неправильности в ведении бухгалтерского учета, что чревато санкциями для руководства и главного бухгалтера организации:
- штрафом в 20-50 МРОТ для руководящих лиц;
- штрафом в 100-1000 МРОТ, наложенным на организацию.
Картридж покупают и устанавливают в принтер, то есть это расходный материал – запчасть, поэтому расходы отразите по коду КОСГУ 346 и учтите его на счете 105.06.
Даже если картридж многоразовый и служит более 12 месяцев, в состав основных средств его не включайте, так как самостоятельно он никакие функции не выполняет, а лишь — принадлежность к принтеру. Такой порядок следует из пункта 10 СГС «Основные средства», пунктов 99, 118 Инструкции № 157н, пункта 11.4.6 Порядка применения КОСГУ 209н.
При выдаче картридж в эксплуатацию, оформите ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или другой первичный документ и спишите с баланса.
Поскольку картридж эксплуатируют и после того, как списали с баланса, можно рекомендовать учитывать его за балансом. Так как отдельный забалансовый счет для этого не предусмотрен, вы можете ввести его сами.
Дополнительные материалы по Вашему вопросу, размещенные в СПС КонсультантПлюс
- Как отразить в бухгалтерском (бюджетном) учете расходные материалы для оргтехники
Учет расходов на картриджи
Программа для ведения учета расходных материалов для принтеров и ксероксов. Содержит информацию: откуда что получено, когда, кому что выдано, что осталось на складе, количество принтеров, их марка, тип и местонахождение. Выбор картриджей для принтеров.
В начале свой программистской карьеры я пришел в организацию, где мне, как самому молодому, поручили обслуживание принтеров. Обслуживание включало в себя, кроме всего прочего, так же заказ тонера, картриджей и лент для принтеров и их замену. После того, как я понял, что в голове всё не удержишь (у нас было одних LX-1050+ — 22 шт., матричных принтеров — 4 типа, струйных — фирмы Epson — 9 модификаций, HP струйных — 3 мод., HP лазерных — 2 мод., Lexmark струйных — 2 мод., Lexmark лазерный — 1 мод. Общее кол-во принтеров приближалось к 50) , я решил написать небольшую программу учета принтеров и картриджей. Тем более, начальство считало, что на расходные материалы тратится слишком много денег, и с меня требовали каждый месяц отчет: кому, что и сколько.
Программа написана на Access 97, легко конвертируется в Access 2000 и XP. Позволяет вести учет принтеров: где, у кого, и сколько; картриджей: у кого купили, кому выдали, сколько на складе. По марке картриджа определить к каким принтерам он подходит, и по марке принтера выбрать картриджи.
Программа писалась для себя, поэтому справки к ней нет. Но разобраться довольно легко. Можно подстроить под себя, добавить требуемые формы и отчеты.
Как я и писал выше, база была написана в начале моей программистской деятельности, так что прошу строго не судить.
На какой счет оприходовать картридж для принтера
МПЗ).На каком счёте необходимо учитывать данные активы в бухгалтерском учёте: на счёте 03 «Доходные вложения в материальные ценности» или на счете 10 «Материалы»? Если на счёте 03, то как списывать стоимость приобретаемой оргтехники на затраты в бухгалтерском и налоговом учёте? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:Организация в рассматриваемой ситуации в соответствии с положениями учетной политики для целей бухгалтерского учета должна учитывать оргтехнику стоимостью менее 40 000 рублей, предназначенную для дальнейшей передачи в аренду юридическим лицам, на счете 10.Для целей налогообложения прибыли оргтехника стоимостью не более 40 000 рублей вне зависимости, в частности, от порядка ее бухгалтерского учета не является основным средством и амортизируемым имуществом. Ее стоимость учитывается в составе материальных расходов.
Неисправности техники для списания
Но оборудование может выйти из строя или не отвечать требованиям производственных процессов без каких-либо краж, войн и стихийных катастроф. В связи с этим отмечаются следующие поломки техники для списания:
В последнем случае проявляется техника работает медленно, часто зависает. Ее использование приводит к потере данных и неэффективной работе персонала.
Частный случай – поломка стабилизатора напряжения. Заменить его несложно, ремонт обойдется недорого. Но из-за этой неисправности могут выгореть микросхемы и другие комплектующие.
Все эти дефекты техники для списания должны отображаться в акте технического состояния оборудования после осмотра специалистом. Самый простой способ получить документ о неправильном использовании и утилизации вашего компьютера – это связаться с компанией, занимающейся этим видом деятельности. У них есть полный комплект документов для такой работы. В перечень их деятельности входит работа с драгоценными, черными и цветными металлами, веществами, содержащими токсины.
Ниже представлен список лучших компаний в крупных городах:
В 80% случаях компьютерная техника в составе имеет драгоценные металлы. Кроме того, ее комплектующие содержат опасные для окружающей среды вещества.
Поэтому утилизация должна проводиться специализированными организациями, у которых есть соответствующая лицензия. На предприятии остаются документы, подтверждающие неисправность оборудование, его списание и передачу на утилизацию в рамках предусмотренных законодательством процедур.
Как правильно оформить акт о списании материалов
Данный документ в обязательном порядке должен содержать в себе сведения о предприятии и о членах комиссии по списанию: их должности, фамилии, имена, отчества, а также подробный перечень списываемых материалов, включая их количество и стоимость (поштучную и общую), причину списания. Комиссия назначается отдельным приказом руководителя организации, в нем же прописывается председатель комиссии. После внесения всех данных в акт по списанию каждый член комиссии должен поставить под документом свою подпись, тем самым удостоверяя, что вся информация в него внесена верно. Также, по завершении процедуры, акт должен заверить руководитель организации.
Акт о списании материалов имеет юридический статус, поскольку на основе него специалисты бухгалтерских отделов отражают балансовую стоимость списываемых материальных ценностей, а также непосредственную убыль предприятия из-за их утраты. В свою очередь эти сведения отражаются в налоговом учете юридического лица.
Акт не имеет унифицированного, стандартного образца, поэтому составляться он может в свободной форме либо по разработанному внутри организации шаблону, в соответствии с особенностями ведения ею деятельности и потребностями. Документ можно оформить на обычном листе А4 формата или же на фирменном бланке организации в единственном экземпляре, предназначенном для бухгалтерии предприятия (однако при необходимости, члены комиссии как материально-ответственные лица могут потребовать себе копии акта). Заверять его печатью необязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту и фиксируется в специальном журнале.
Списание оргтехники перед утилизацией
Если рядовой потребитель может просто обратиться в фирму, занимающуюся утилизацией техники, юрлицо должно иметь для этого законодательные основания: списать данное имущество с баланса. Это не так просто, как кажется.
Главная сложность этой процедуры – в определении остаточной ценности отслужившей техники. Для того чтобы акт списания был законным, нужно грамотно оценить технический и моральный аспект приборов и их материальную ценность, что под силу только экспертам. Данную экспертизу вправе провести только специально сертифицированная организация, выдав заключение о непригодности техники к дальнейшему применению.
Нарушение процедуры списания чревато административной и даже уголовной ответственностью, ведь техника представляет собой материальную ценность. Оно непременно спровоцирует неправильности в ведении бухгалтерского учета, что чревато санкциями для руководства и главного бухгалтера организации:
- штрафом в 20-50 МРОТ для руководящих лиц;
- штрафом в 100-1000 МРОТ, наложенным на организацию.
ВНИМАНИЕ! Решение ставить старую технику на предприятии, чтобы избежать трат на списание и утилизацию, никак не сэкономит средства, поскольку за остающуюся активом технику придется платить налог.