Как составить техническое задание на закупку
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить техническое задание на закупку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
За формирование ТЗ отвечает контрактная служба (контрактный управляющий). При этом к составлению техзадания рекомендуется привлечь юристов и экспертов, имеющих необходимый опыт в конкретной области закупок. Документ с ТЗ утверждается руководителем заказчика или другим уполномоченным лицом.
Как составляется ТЗ на тендер
Техзадание прилагается к извещению в виде отдельного электронного документа «Описание объекта закупки». Оно отличается в зависимости от объекта заказа. При закупке товара заказчик указывает в техзадании наименование продукции, место поставки, а также сроки и условия поставки. В качестве источников для описания объекта можно использовать:
- государственные стандарты;
- рекламу и каталоги;
- публичные оферты;
- исполненные контракты;
- официальные информационные источники уполномоченных органов и др.
Ситуация: вправе ли заказчик ограничить место оказания услуг определенной территорией или расстоянием
Да, вправе, если это необходимо, чтобы эффективно удовлетворить потребности.Заказчики закупают товары, работы, услуги при наименьших затратах бюджетных средств. В то же время нельзя ограничивать конкуренцию – необоснованно снижать число участников закупок. Вывод основан на принципах обеспечения конкуренции и эффективности закупок, которые закреплены в статьях 8 и 12 Закона № 44-ФЗ. Если необходимо получить результаты закупки на определенной территории, требование к месту оказания услуг обоснованно, ведь заказчик минимизирует, например, транспортные расходы. Позицию подтверждают специалисты антимонопольных служб (решения Краснодарского УФАС от 09.01.2017 № 407-Т/2016, Хакасского УФАС от 11.05.2018 № 40/КС).
Если ограничиваете территорию или расстояние, дайте участникам точные ориентиры. К примеру, заказчик в техническом задании написал: «Удаленность загородного лагеря от города – не менее трех километров». Из формулировки непонятно, какой город имеет в виду заказчик. ФАС решила, что заказчик описал объект закупки с нарушением (решение, предписание Брянского УФАС от 18.05.2018 № 78).
Техзадание составляет исполнитель
Техзадание может составить кто угодно. «Нужен сайт-визитка для стоматологической клиники» — это уже техзадание. Но будет ли оно выполнять свои функции? Вряд ли.
Хорошее ТЗ всегда составляет исполнитель – проект-менеджер или разработчик. Очевидно, что веб-разработчик понимает в создании сайтов больше, чем владелец бизнеса, поэтому описывать проект придется ему.
Это не значит, что клиент исчезает и появляется в самом конце, чтобы написать: «Отлично, одобряю». Он тоже должен участвовать в процессе:
- познакомить исполнителя с компанией, продуктами и целевой аудиторией;
- объяснить, зачем ему сайт;
- рассказать, чего хочет, поделиться идеями;
- показать примеры сайтов, которые можно взять за образец;
- ответить на любые вопросы исполнителя.
|
Версия |
Дата |
Комментарий |
|
1.0 |
31.07.2012 |
Передается на согласвование Заказчику |
|
2.0 |
01.08.2012 |
Обсуждены замечания, внесены замечания |
|
3.0 |
02.08.2012 |
Согласована версия, готова на передачу разработчику |
Методика приемо-сдаточных испытаний
Сдается на контрольном примере, в тестовой базе. На основе продаж за июль 2012. Данные о продажах по подразделению смоделированы в базе (созданы несколько документов Реализация товаров и услуг на сотрудников отдела продаж.)
Требуется:
1) Заполнить данные Регистр сведений «Ценность видов продукции»
2) Заполнить регистр сведений «Сезонные нормы продаж»
3) Создать на конец июля и заполнить документ «Премирование сотрудников». Провести документ. Убедиться что в регистре «Премированные сотрудники» есть записи соответствующие данным введенным документом. Сформировать печатную форму «Список премированных», убедиться, что данные печатной формы совпадают с данными документа, а формат вывода соответствует приложению № 3.
4) Сформировать отчет «Выполнение норм продаж» за июль и убедиться, что данные отчета о количестве продаж товаров соответствуют типовому отчету о «Продажи», скорректированному на ценность продукции каждого товара. Также рассчитать вручную норму продаж какого-либо сотрудника за день и сравнить с данными расчета отчета. Рассчитать для сотрудника среднюю норму продаж за месяц в ручную и сравнить с данными отчета. Рассчитать в одно из колонок все итоговые данные по группировкам, удостоверившись в верности их суммирования. Попробовать изменять состав группировок, отборы и сортировку, убедиться в работоспособности и полноте данного функционала.
Приложение № 1: Пример установки сезонных норм на год
|
Сезон |
Зима |
Весна |
Лето |
Осень |
|
План |
1000 |
1200 |
1500 |
1100 |
На самом деле, соблюдение четких правил при составлении ТЗ не требуется. Разные компании и предприниматели оформляют задания по-разному. Вопрос в преследуемых целях.
Кто-то за пару предложений излагает ключевую мысль и надеется, что работник сам додумает остальное:
Нужно написать небольшой текст на тему «Душевые кабины». Текст должен быть для людей. Без переспама.
А кто-то описывает все в деталях и структурирует каждый аспект:
Нужно написать текст на тему «Душевые кабины» объемом 3500 знаков. Уровень спама – до 55%, уровень воды не более 18%, уникальность – от 90%. Слово «душевые» использовать не более 15 раз. Избегать стоп-слов (и, или, но, а).
Далее мы рассмотрим пункты, которые входят в базовый шаблон ТЗ.
Вроде бы формальный раздел, но очень полезный. Представьте себе ситуацию, когда вы помните, что при разработке ТЗ читали какую-то статью, и вам по каким-либо причинам надо ее найти, например, что-то уточнить или обосновать свои решения. Но вы совершенно не помните ни ее названия, ни где она содержалась. Поэтому, когда я использую какие-нибудь полезные материалы, обязательно заношу их в список. И в тексте ставлю сноску с указанием источника.
Если источников много, то следует разбивать их на подразделы, например:
- Материалы с описанием аналогов (прототипов) разрабатываемой системы.
- Материалы, описывающие общую идею системы. Нередко данные документы составляют на предпроектных стадиях и именно на них обычно содержатся ссылки в разделе «Характеристики объекта автоматизации».
- Материалы по разработке проекта: перечень используемых ГОСТов серии 34, используемые стандарты по проектному управлению.
- Материалы, связанные с осуществлением основного процесса: перечень законов, стандартов, внутренних регламентов и приказов, устанавливающие правила осуществления автоматизируемых процессов.
- Материалы и стандарты, содержащие требования к общей и информационной безопасности.
Как подготовить техническое задание на выполнение работ
Это могут быть кассовые чеки, платежные поручения, свидетельствующие об оплате заказчиком услуг исполнителя, а также иные письменные документы, в том числе технические задания. При этом, в задании должно быть четко указано на места нахождения основных правил производства работ или они могут быть изложены в нем в полном объеме.
Законодательством допускается заключение технического задания дистанционно. Такая возможность должна быть подробно прописана в правилах исполнения работ (оказания услуг).
Внимание
Переписка может вестись разными средствам связи (электронной почты, факса, и др.). В любом случае, стороны должны четко понимать и осознавать последствия заключения сделки и возникновения у них определенных прав и обязанностей.
Назначение технического задания
Эта задание, выполняет важную функцию: она помогает разрешить возможные спорные ситуации. Будучи изложенными в письменном виде, требования к проекту или объему работ становятся ориентиром для обеих сторон. Исполнитель имеет право не выполнять ту работу, которая не указана в техническом задании. Для дополнительных действий необходима новая инструкция.
Вместе с тем заказчик защищен от неполного или неправильного выполнения задания, так как может проверить его характеристики и параметры по каждому отдельному пункту ТЗ.
Как правило, готовый продукт проходит этап проверки, тестирования или испытания. Если его характеристики отличаются от запланированных, он может быть отправлен на доработку или исполнителю может быть отказано в оплате (это оговаривается, когда составляют техническое задание работы).
Зачем нужно Техническое задание?
Многие Разработчики часто недооценивают важность технического задания, однако, ТЗ является важным, можно сказать, краеугольным документом при разработке информационных систем, сайтов, инженерных систем, да и всего чего угодно.
Сегодня, когда в моде Agile, может показаться, что ТЗ документ избыточный, но это до того момента, когда вы не столкнётесь с разработкой действительно серьёзных информационных систем, крупных программных продуктов или порталов. Объяснить на пальцах, чего бы хотелось Заказчику можно, если в системе 3-5 сущности-предмета, а если значительно больше, то обязательно что-нибудь забудется. Потом начнётся рисование на бумажке, записи на салфетках в кафе, сообщения в ватсап: «А вот неплохо было бы сделать, чтобы синие иконочки в правом углу и когда мышкой наводишь, они бы такие выезжали на центр и увеличивались!». Для того чтобы формализовать этот процесс и создаётся техническое задание, то есть документ о том, как всё должно быть.
Техническое задание выполняет ряд важных функций:
- Раскладывает в голове у Заказчика и Разработчика, то как должна выглядеть система и что она должна делать.
- Защищает Разработчика от вдруг появившихся новых требований Заказчика, то есть Разработчик должен выполнить всё то, что написано в ТЗ. Если Заказчик хочет видеть в программе ещё одну какую-либо функцию, то за неё нужно платить отдельно и составлять на неё отдельно Техническое задание.
- Защищает Заказчика от лени и некомпетентности Разработчика, то есть программа должна выглядеть именно так, как написано в ТЗ. На основании Технического задания Заказчик может предъявить претензии к Разработчику.
В общем, при разработке системы обязательно составляйте Техническое задание! Именно оно вас убережёт от проблем.
Что такое техническое задание
Техническое задание — документ, в котором отражены все требования к будущему продукту. В нем описывают все технические требования. Обычно ТЗ составляют в виде текстового документа, редко — в других форматах.
ТЗ используют все разработчики сайтов. Верстальщикам, программистам, дизайнерам оно помогает лучше понять требования клиента и сделать ресурс, соответствующий его ожиданиям. Кроме того, ТЗ используют во всех других сферах, например — в:
- разработке приложений;
- проектировании дома;
- написании текстов и другие.
Если вы работаете по техническому заданию, риск споров и затяжных тяжб сведен к минимуму.
Правила составления ТЗ
Хотя форма составления техзаданий не регламентируется законом, тем не менее имеются определённые правила, которых следует придерживаться при оформлении ТЗ. Это предполагают требования к техническому заданию по 44-ФЗ.
При подготовке технических заданий нужно использовать следующие нормативы:
- отраслевые;
- госстандарты;
- министерские и ведомственные методические рекомендации;
- технико-технологические условия.
Обязательным является включение в ТЗ данных об организации-заказчике, её юридический и фактический адреса, банковские реквизиты, номера телефонов, коды по Общероссийскому классификатору.
В качестве дополнительных информативных источников могут использоваться сведения из заключавшихся ранее контрактов, коммерческие предложения других организаций, иные данные из общедоступных источников.
Характеризуя закупаемые объекты, заказчик обычно называет их минимальные и максимальные показатели. Однако при этом должно присутствовать и реальное значение, которым обладает конкретный объект.
Запрещено использовать размытые обозначения типа «не более», «не менее», «от и до», которые могут привести к двусмысленному и даже превратному толкованию характеристик закупаемых объектов.
Если во время выполнения работ или оказания услуг планируется использование товаров, которые не входят в контракт, то в закупочную документацию можно вносить ссылки на товарные знаки. В данном случае в описание объекта обязательно требуется добавлять слова «или эквивалент», если не наблюдается несовместимость товаров с разными товарными знаками. Также эти слова не используются в случае необходимости обеспечить взаимодействие подобных товаров с товарами, которые использует заказчик.
При этом характеристики ТРУ не должны ограничивать конкурентные возможности участников сделки путём:
- включения в ТЗ разнородной продукции,
- установления нереальных сроков поставок, выполнения работ, оказания услуг;
- выдвижения требований ко всему объекту, которые характерны лишь для одного товарного знака.
ТЗ по 44-ФЗ не предусматривает обязательного во всех закупочных действиях ориентирования заказчика на ГОСТы, стандарты или технические регламенты. В техзадании должны быть указаны обозначение объекта госзакупки и главные требования к нему.
Наименование закупочного объекта должно обязательно соответствовать КТРУ.
Тем не менее, будучи вспомогательной мерой, ГОСТ заметно упрощает корректное заполнение документов, сопровождающих закупку. Более того, в случае, если ГОСТ указан в ТЗ, он становится обязательным для участников контракта.
Технические регламенты, не будучи обязательными для ТЗ, тем не менее зачастую используются в практике закупочной деятельности, упрощая процесс и делая его более прецизионным.
Если ТЗ указаны ГОСТы, техрегламенты и СанПиНы, заказчик вправе их изменить лишь при условии улучшения приведенных характеристик.
В техзадание к закупкам по 44-ФЗ не разрешается включение:
- товарных знаков (за исключением случаев, описанных выше);
- знаков обслуживания;
- фирменных названий;
- патентов;
- промышленных образцов;
- обозначения местоположения производства товара;
- названия производителя.
В правилах описания объекта госзаказа требуется его наименование сопровождать словами «или эквивалент».
Однако при этом имеются исключения, которые делают необязательным это требование при:
- наличии товаров, чьи товарные знаки несовместимы с товарами, используемыми госзаказчиком;
- закупке запчастей и расходных материалов к оборудованию и машинам, которыми пользуется заказчик.
Как подготовить техническое задание на выполнение работ
Под техническим заданием понимается специализированная документация, содержащая главные требования заказчика к объектам закупки, в которой определен перечень условий, согласно которым будет осуществляться закупка, какие работы предстоит выполнить. Несмотря на то, что законодательством не предусмотрено обязательное составление технического задания на выполнение работ и других услуг, эта форма документации широко распространена, так как благодаря техническому заданию осуществляется экономия трудовых и временных ресурсов на следующих этапах:
- Этап планирования;
- Составление итоговой документации предстоящей закупки, извещения, проектные договора;
- Этап непосредственного исполнения условий контракта.
Посредством оформления технического задания (далее ТЗ) перед размещением извещения о планируемой закупке, достигается оптимальный расчет сроков, требуемых на выполнение работ или обеспечение товаром, подбор квалифицированных специалистов. Также надлежаще составленное ТЗ позволяет максимально конкретизировать сам объект закупки, максимально понятно и подробно описав его. На основании предварительно подготовленного ТЗ проводится итоговая оценка соответствия результата закупки изначально заявленным характеристикам.
Техническое задание, пример
Специальные же требования — жестко регламентированные, с указанием определенных задач и способов исполнения. Естественно, специальные должны значительно преобладать. В противном случае исполнитель может попросту не до конца понять, что же именно от него хотят.
Ответственность и отчетность Еще о двух важнейших элементах, которые должны содержать абсолютно любые образцы технических заданий, стоит рассказать чуть подробнее. Речь идет об ответственности сторон и об отчетности. Что представляет собой каждый из этих элементов? Отчетность желательно формировать поэтапно, в особенности если техническое задание большое.
Как только был завершен определенный этап работы, можно подавать (требовать) отчетность. К тому же подобная система позволяет держать исполнителя в тонусе. В противном же случае он может сделать все в последний момент, а стало быть, крайне некачественно.