Передача документов в архив при ликвидации организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача документов в архив при ликвидации организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.

Что входит в упорядочение документов?

Архив на хранение принимает только упорядоченные документы. Вот что под этим подразумевается:

• проведение экспертизы ценности документов;
• уточнение их фондовой принадлежности;
• формирование дел;
• оформление дел;
• создание научно-справочного аппарата (НСА): описи передаваемых дел, предисловия к описи, исторической справки. Причем многие из этих и других документов предусматривают их подписание составителем. Если вы заключили договор на проведение соответствующих работ с организацией, то в подписи составителя будет значиться должность сотрудника этой сторонней организации (как в Примере 10); а если гражданско-правовой договор с конкретным исполнителем-физлицом, то в подписи должность не указывается (как в Примере 12). Во избежание лишних переделок документов данный момент важно сразу согласовать с архивом, который будет принимать ваши документы!

Документы по основной деятельности – документы, отображающие историческое развитие организации.

Например: приказ о создании обособленного подразделения, утверждение штатного расписания.

Срок хранения этих документов – постоянный для компаний с гос. участием и до 10 лет для коммерческих компаний.

Если компания реорганизована, то документы этой компании передаются правопреемнику. В государственный архив документы по личному составу реорганизованной компании не передаются.

Если компания ликвидируется, то документы по личному составу передаются в муниципальный или государственный архив по месту регистрации компании в налоговом органе. Документы по личному составу (из второй группы) необходимо упорядочить для передачи в муниципальный или государственный архив, а документы временного срока хранения (из первой группы) могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив до конца срока хранения с последующим уничтожением.

Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:

• подшивка или переплет дела;
• нумерация листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

В качестве основного документа, которым необходимо руководствоваться при организации архивных процедур, выступают Основные правила работы архивов организации.

Данным актом определено, что документация ликвидируемой организации подлежит передаче ее правопреемнику.

Документация, содержащая информацию по персоналу ликвидируемой компании, не имеющей правопреемника, должна быть передана специализированному архиву с целью временного хранения. Отсутствие такого центра является основанием для передачи дел государственному архиву.

Уничтожить документы, по которым срок временного хранения не истек, можно только на основании решения исполнительных органов власти, что подлежит оформлению в виде акта, а также требует составления описи тех документов, которые утилизируются.

Утилизация документов с истекшим сроком хранения, осуществляется в общем порядке. Ответственность за организацию формирования дел и их передачу в архив несет ликвидационная комиссия.

Весь спектр действий, которые должны быть проведены ликвидируемым предприятием по архивированию документации, определен п. 9.7. вышеуказанных правил.

Архивное хранение документов в организации

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.

В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в последнем документе практическую пользу представляет статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами».

Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО

Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Это, так называемые первичные учетные документы, на основании которых собственно и ведется бухгалтерский учет. Кроме того, бухгалтеру приходится вести соответствующие регистры, а также составлять отчетность. В итоге накапливается большое количество документации. И естественно возникает вопрос: куда девать все эти «бумажки»? Сдать в архив – скажете вы. Но как правильно это сделать? Как долго хранить те или иные документы? А когда этот срок закончится, что делать дальше?

Тем более что в 2003 году вступил в силу ряд документов, так или иначе, касающихся хранения документов на предприятиях. В частности, это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», он утвержден постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 года № 65-ст, и вступил в силу с 1 июля 2003 года. Ну и, конечно же, постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов». Последний документ предназначен для акционерных обществ. Как вы помните, Федеральный закон «Об акционерных обществах» содержит требование: акционерное общество обязано хранить по месту своего нахождения документы, перечень которых определен в статье 89 указанного Закона. При этом порядок и сроки хранения таких документов, согласно закону, должны были быть установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России). Однако, до последнего времени документа, регулирующего этот вопрос, не существовало (за исключением документа общего характера, применимого не только к акционерным обществам, но и к организациям различных организационно-правовых форм — Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.).

Теперь же принят специальный документ, определяющий порядок, сроки хранения документов акционерного общества, а также порядок их уничтожения и передачи в архив — постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Почему архив лучше библиотеки

Обилие литературы – еще одно вполне объяснимое возражение молодых ученых. Их более опытные коллеги лишь со временем понимают, что книга – это не всегда первоисточник. Цель ученого – найти новое. Литература ему во многом помогает, но ее создавали тоже с оглядкой на что-то предшествовавшее.

Какая работа будет оценена выше: основанная на том, что пересказано уже неоднократно, или посвященная анализу первичного источника?

Наглядно отвечает на этот вопрос пример профессора Антонио Никасо. Это один из известнейших в мире исследователей феномена организованной преступности. Но среди ученых он прославился больше методами работы, чем ее тематикой.

Все его книги базируются на архивных документах. Профессор не стал анализировать труды предшественников и современников, соотечественников и зарубежных коллег, как это делает средний исследователь.

Никасо пользовался только архивными документами: отчетами, протоколами, фотографиями. Вот и весь список источников. Анализируя мельчайшие подробности, эксперт создавал неопровержимые тексты. И в этом ему нет равных.

Преимуществ исследования, основанного на архивных данных, можно назвать немало:

• высшая степень оригинальности;
• внушительная глубина проработки темы;
• фактологическая точность;
• отсутствие субъективного влияния авторов-предшественников;
• отсутствие риска дезинформации.

Опытные ученые отмечают: если поработаешь в архиве, библиотека может и не понадобиться. Теоретические тезисы нужно подтверждать, а здесь изначально оперируешь доказательствами, создавая собственную теорию.

Законодательная база по использованию архивных документов

Архивные документы, будь это банальная выписка из протокола или первый экземпляр древнего фолианта, охраняются законом. За его нарушение можно понести ответственность, а незнание правил от нее не освобождает. Полезно уметь защитить и собственные права. Во избежание недоразумений следует ознакомиться с нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу в архивах:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации ». Из главы второй вы узнаете, кому принадлежат документы, хранящиеся в российских архивах. Глава шестая регламентирует порядок доступа к ним.
2. « Основные Правила работы архивов организаций », одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Они ознакомят с принципами работы архива в целом. Из пункта 8.2 можно почерпнуть сведения о том, какие сведения можно получить по запросу (без посещения архива), а из пункта 8.4 – как работает читальный зал.
3. « Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации », утвержденные Приказом Росархива от 13.02.2002 №16. Особое внимание рекомендуется обратить на пункт 3.4. В нем рассказывается, за что архив может брать деньги, а за что – нет. Не стоит обделять вниманием и пункт 3.5, посвященный научно-методической работе.
4. Положение об Архивном фонде Российской академии наук , утвержденное Постановлением Президиума РАН от 21.06.1994 № 125. Оно регулирует работу архивов, содержащих наиболее ценные файлы для научных исследований.

Наконец, вспомним статью 13.20 КоАП РФ . Ею предусмотрена ответственность за нарушение правил использования архивных документов.

Где хранятся документы ликвидированного предприятия?

1. При условии, что ликвидированное Общество подписало в свое время договор с архивным фондом, все бумаги для хранения передаются в этот архив.

2. Если такого договора не было, архив примет на хранение лишь то, что касается личного состава работников.

3. Место хранения документации определяется главой ликвидационной комиссии, то есть не подлежащие обязательной передаче в архив протоколы, ведомости, заявления можно передать по акту кому-то из участников Общества.

Все из бланков, чеков, накладных и прочего, не содержащих никакой ценной информации и срок хранения которых уже истек, по указанию ликвидатора может быть уничтожено посредством:

• шредирования;
• сжигания;
• выездного уничтожения.

Где хранятся документы после ликвидации ООО

Документ, которые были задействованы в хозяйственной деятельности ликвидируемой компании могут быть переданы на хранение:

1. В вышестоящую компанию (если она есть и ее деятельность не прекращена). При этом порядок передачи документов на хранение предусматривается договоренностями между сторонами.
2. В государственный архив или архив муниципалитета. В данном случае заключается договор на обеспечение хранения документов (обычно возмездный) между ответственными лицами ликвидируемой компании и архивов.

Подготовить документы ликвидируемого общества на хранение в вышестоящую организацию или архив в праве следующие лица:

1. Учредители, директор или ответственные сотрудники (к примеру, специалисты кадровой службы), если ликвидация ООО происходит добровольно.
2. Конкурсная комиссия, если ликвидация ООО происходит в порядке банкротства.

Основными задачами лиц, ответственных за организацию сохранности документов, являются:

• обеспечение целостности и комплектности передаваемых на хранение документов;
• упорядочение документов (например, согласно определенным категориям);
• проведение необходимых юридических действий при передаче документов на хранение в вышестоящую компанию или архив.

При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

Договор с архивным фондом Собственник, который передает документацию на хранение в архивные органы, сохраняет за собой право собственности на эти документы. Если работники архива нарушают правила хранения документации, он может добиться возврата важных бумаг себе на руки через суд. С целью реализации прав всех участников, между собственником документов и архивом составляется соответствующий договор.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации 1. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда; 4. Личные карточки формы Т-2 в том числе временных работников ; 5. Личные дела уволенных заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Важный этап — подготовка документов к передаче в архив

Обычно руководство ликвидируемой компании недооценивает объем работы, которым в итоге придется «наградить» своих подчиненных. Благо, если в организации существовало хотя бы какое-то подобие архива. Однако рядовые компании, как правило, не склонны уделять бумажным архивам должного внимания. В итоге все недоработки и промахи в организации работы архивы всплывают во время без того неприятной процедуры ликвидации. Главным образом это касается подготовки документов к последующему архивному хранению.

В соответствии с законом «Об архивном деле в РФ», упорядочение архивных документов ликвидируемой организации является обязанностью ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего (см. п. 10 ст. 23). Другими словами, подготовка архивных документов (постоянного и временного срока хранения, документов по личному составу) ваша организация выполняет самостоятельно и, следовательно, за свой счет.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций (см. подп. 3.7.12), такая подготовка представляет собой совокупность нескольких процедур: проведение экспертизы ценности (с помощью полистного просмотра дел), непосредственное оформление дел (подшивка, переплет, нумерация листов, составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела) и составление описей (описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного хранения) и научно-справочного аппарата к ним.

Обработка документов к архивному хранению — процедура трудоемкая, особенно если вы с ней никогда раньше не сталкивались. Для ее проведения рекомендуется обратиться к сотрудникам профессиональной архивной компании. Закон этому ни в коем случае не препятствует. Все, что нужно сделать председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему, — заключить с компанией-исполнителем договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов (архивной обработке).

Похожие записи:

• Льготы матерям одиночкам в 2023 году Новосибирск
• Регистрация иностранцев в Казахстане
• Последние правила въезда в Россию (май 2023)