С 1 марта 2023 — единые требования к кадровым электронным документам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 1 марта 2023 — единые требования к кадровым электронным документам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

По какой форме заполнять штатное расписание

С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.

Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.

Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2023 года, составленного по форме Т-3.

Приходящий специалист

Услуга «Приходящий бухгалтер» является идеальным решением для компаний со скромным штатом сотрудников и малым документооборотом. Основные клиенты данной услуги – индивидуальные предприниматели и компании малого и среднего бизнеса. Крупные фирмы тоже время от времени пользуются услугой «Приходящий бухгалтер». Происходит это тогда, когда возникает необходимость замены заболевшего специалиста или в период декретного отпуска, а также ежегодных плановых отпусков или в процессе формирования штата постоянных сотрудников.

Плюсы использования услуги «Приходящий бухгалтер» заключаются в том, что:

• Приходящий бухгалтер работает где-то на стороне (дома или в другом офисе) и приезжает в компанию при возникновении необходимости, что исключает дополнительные финансовые траты на рабочее место, компьютер, канцелярию и прочие рабочие принадлежности.
• Взаимоотношения с приходящим бухгалтером обусловлены договором, в котором отражены все важные моменты, в том числе и оплата за работу. Это означает, что отсутствуют обязательства по выплате зарплаты и есть возможность при исчислении налогов принять траты на услугу «Приходящий бухгалтер» к уменьшению налоговой базы.
• В организациях, предоставляющих подобные услуги, работают профессиональные и квалифицированные специалисты, что говорит о высоком качестве и ответственности при выполнении работ.
• По договору оплата идет за конкретно оговоренный объем работы, а не за «просиживание» в офисе, многочисленные «чаепития» и «перекуры», что опять же экономит финансы компании-нанимателя.

Вышеизложенное подтверждает то, что услуга «Приходящий бухгалтер» является одной из самых доступных и востребованных на рынке услуг по налогообложению и бухучету.

Мы предлагаем Вам услугу «Приходящий бухгалтер» на выгодных условиях. Выезд в Ваш офис нашего специалиста включен в стоимость услуг для наших постоянных клиентов. Мы можем приезжать к Вам в офис тогда, когда это необходимо. Обычно это происходит 1-2 раза в месяц. Мы вместе подписываем необходимые документы, отчетности, разбираем текущие задачи.

Также на месте у клиента мы решаем следующие вопросы:

• ведение базы 1С 7.7, 8.2 – любая консультация по работе программы, составлению отчетностей;
• ведение и архивирование документации для ведения бухучета

Список обязательных кадровых документов

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.

Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:

• трудовые договоры;
• личные карточки сотрудников;
• трудовые книжки работников;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• положение о персональных данных;
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
• табель учёта рабочего времени;
• различные приказы.

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается отдел кадров, руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

Если сотрудник ранее нигде не работал, то по его заявлению работодатель обязан завести книжку. Раньше с работника взималась плата, размер которой зависел от расходов работодателя на оформление трудовой книжки. С 2022 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любом момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются трудовая инспекция и Пенсионный фонд РФ. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Вне зависимости от того, в какой форме ведутся трудовые книжки сотрудников, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кроме того, обязательно ведение приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей. В ней работодатель фиксируется факт выдачи бумажных трудовых при увольнении сотрудников. Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании

Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.
Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.

Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.

В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм — кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Все кадровые службы ими и руководствовались.

Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 01.01.2013) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования.

Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам, решать руководителю.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как правильно составить личный листок по учету кадров?

Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.

Стандартная форма включает в себя:

1. Фотографию сотрудника.
2. Данные персонального характера:

• ФИО работника полностью;
• дата и место рождения;
• национальность, гражданство;
• паспортные данные;
• адрес регистрации и места жительства;
• сведения о семье.

1. Образование с указанием данных об образовательном учреждении и периода обучения, присвоенной специальности.
2. Сведения о периодах работы до момента поступления в организацию.
3. Иные данные, которые работодатель считает нужным включить в документ.

Заполнение только от руки разборчивым почерком в одном экземпляре и хранится в кадровой службе в личном деле работника.

Как использовать формы кадровых документов в 2018 году

Если организация сделала свой выбор в пользу унифицированных форм кадровых документов, то вся деятельность отдела кадров значительно упрощается: для составления тех или иных актов, приказов нужно использовать готовые бланки.

Обычно унифицированные формы применяют для составления следующих документов:

• «Приказ приема на работу»;
• «Личная карточка работника»;
• «Приказ о переводе на другую работу»;
• «Приказ о предоставлении отпуска»;
• «Распоряжение о направлении работника в командировку»;
• «Приказ о поощрении работника»;
• «Табель учета рабочего времени»;
• «Расчетная ведомость»;
• «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
• «Лицевой счет»;
• «Табель расчета оплаты труда».

Также см. «Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации».

У каждой формы есть название. Работнику кадровой службы необходимо правильно подбирать тот или иной бланк. После этого ему нужно заполнить его, учитывая персональные данные работника.

При помощи кадровых документов:

• ведут учет;
• распространяют информацию;
• создают отчетность.

После того как унифицированная форма будет принята руководством, всем необходимо соблюдать выдвигаемые нормы и использовать самые современные образцы.

Рассматриваемые бланки можно найти в свободном доступе в Интернете, в том числе на нашем сайте. Помимо этого, можно найти примеры оформления того или иного документа. После чего, с использованием форм не возникнет никаких проблем.

Отношения между работником и работодателем регулируются трудовым законодательством. В процессе этих отношений создается масса документов, начиная от заявления на прием на работу и заканчивая заявлением на увольнение, формы которых Трудовым кодексом не определены. 1 января 2013 года вступил в силу закон, который позволяет организациям отказываться от унифицированных форм документов при ведении кадрового делопроизводства и утверждать на локальном уровне свои.

Инструкция по ведению кадрового делопроизводства позволяет:

• определить порядок оформления документов по личному составу в организации;
• оптимизировать обработку документов с учетом специфики деятельности организации;
• своевременно обеспечивать передачу документов в архив.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о защите персональных данных
• Положение о заработной плате и премировании.

Кадровая документация ушла в «самостоятельное плавание»

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с начала 2013 года формы первичных документов по учету кадров утверждаются руководителем организации. Тем самым перестали быть обязательными унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные в 2004 году Государственным комитетом по статистике.

Таким образом, многострадальная кадровая документация вновь сменила «владельца», а по сути ушла в «самостоятельное плавание». Возникает закономерный вопрос, а не приведет ли новое законодательство к столь широкому толкованию, что через некоторое время выяснится – значительная часть граждан вообще не будет оформлена в качестве работников или оформлена в столь своеобразной форме, что ее юридическая сила будет вызывать серьезные сомнения? Вряд ли такие сомнения обоснованы. Ведь мы живем в правовом поле, созданном неким множеством законодательных и подзаконных правовых актов, традициями, корпоративным и личным опытом и т.д. Чтобы всесторонне рассмотреть эту проблему, придется «танцевать от печки».

Понятийный хаос «бьет» по всем

Понятийный и терминологический хаос в законодательстве приводит к серьезным системным сбоям правоприменительной практики. Отсутствие единообразного терминологического межотраслевого единства, межведомственная несогласованность в использовании понятий, в принятии и отмене правовых актов порождает внутрикорпоративные проблемы взаимодействия специалистов ДОУ, бухгалтеров, менеджеров по персоналу, юристов и специалистов ОТиЗ.

Совершенно очевидно, что названные выше специалисты заинтересованы в решении своих профессиональных задач. Однако при всей важности учета экономической выгоды, налоговой оптимизации, управленческой эффективности все еще актуальной остается правовая безупречность и безопасность тех или иных решений. Определенными гарантами такой безупречности могли бы стать четкость, ясность и единообразие правовых понятий и определений.

Возвращаясь к обсуждаемой теме, следует подчеркнуть, что унифицированные формы⁶ разработаны и утверждены Госкомстатом и имеют целью не только сбор и статистическое исследование достоверной информации о трудовых процессах в нашей стране, но и создание единого банка форм управленческих документов, имеющих огромное значение для деятельности государственных и ведомственных архивов, Пенсионного фонда РФ, Фонда социального страхования РФ, всех судов РФ. Однако, анализируя имеющийся опыт и сложившуюся практику, есть необходимость опасаться, что росчерком пера Минфин РФ своей Информацией № ПЗ-10/2012 все эти сложившиеся взаимосвязи может с легкостью разрушить, даже не подозревая о масштабах негативных последствий.

Можем ли мы быть уверенными, что это не нанесет вред участникам трудовых отношений, что у одних из них будет достаточно доказательств подтверждения своего трудового стажа, прав на пенсионные, социальные и корпоративные льготы, и у обеих сторон будет достаточно документов для отстаивания своих прав в суде, трудовой инспекции или в прокуратуре?

В медицине одно из великих правил врачевания звучит коротко – «Не навреди!» В современном управленческом мире, в правоприменительной практике этот принцип не менее актуален.

Похожие записи:

• Правовая помощь по гражданским делам и расчет с работником при увольнении
• Образец заявления на прописку от собственника
• Получение свидетельства о разводе